Hogyan írjunk jelentést? A legfontosabb szabályok

Mi az a jelentés?

Készülhet szóban vagy írásban, és általában vezetőknek, ügyfeleknek, intézményeknek, befektetőknek vagy ellenőrző szerveknek szól.

A jelentés legfontosabb célja konkrét információk átadása egy meghatározott problémáról, folyamatról vagy eseményről. A jelentés többek között a következőkre szolgálhat:

• tevékenységek összegzésére,
• kutatási eredmények bemutatására,
• adatok elemzésére,
• a helyzet értékelésére,
• szabálytalanságok feltárására,
• ajánlások megfogalmazására,
• a munkafolyamat előrehaladásának nyomon követésére,
• egy projekt menetének dokumentálására.

A gyakorlatban a jelentés elsősorban tájékoztató és döntéstámogató szerepet tölt be: lehetővé teszi az olvasó számára a következtetések levonását és a megfelelő intézkedések megtételét.

Milyen egy jó jelentés?

A jelentés típusától függetlenül a dokumentumnak néhány alapvető követelménynek meg kell felelnie.

• Pontosság – a jelentés kizárólag a tárgyalt témához kapcsolódó konkrét információkat tartalmazza. Kerülni kell a homályos megfogalmazásokat és az általánosságokat.
• Tárgyszerűség – a tartalom legyen tömör, logikus és rendszerezett, minden információt pedig adatokkal kell alátámasztani.
• Objektivitás – a jelentés nem alapulhat a szerző személyes véleményén. A következtetéseknek tényekből, elemzésekből vagy kutatási eredményekből kell következniük.
• Koherencia – a dokumentum szerkezete, stílusa és bemutatási módja legyen egységes.
• Áttekinthetőség – a jól elkészített jelentés gyorsan hozzáférhetővé teszi a legfontosabb információkat, például tartalomjegyzék, címsorok és fejezetek használatával.
• Nyelvi és szakmai helyesség – a jelentés nem tartalmazhat nyelvi, stilisztikai vagy tényszerű hibákat. A pontatlan adatok vagy következtetések helytelen döntésekhez vezethetnek.

Hogyan írjunk jelentést?

A jelentés elkészítéséhez rendszerezni kell az információkat, megfelelő szerkezetet kell kialakítani, az adatokat pedig világosan és objektíven kell bemutatni.

1. A jelentés témájának és céljának meghatározása – először meg kell határozni, miről szól a jelentés, milyen problémát vizsgál, miért készül, és ki lesz az olvasója. Ettől függ az információk köre és a dokumentum nyelvezete is.
2. Az adatok összegyűjtése és rendszerezése – a jelentésnek megbízható forrásokon és konkrét adatokon kell alapulnia. Ilyenek lehetnek például kutatási eredmények, statisztikák, pénzügyi adatok vagy megfigyelések. Ebben a szakaszban ki kell választani a legfontosabb információkat, a felesleges vagy a témához nem kapcsolódó adatokat pedig el kell hagyni.
3. A jelentés szerkezetének kialakítása – az írás megkezdése előtt érdemes elkészíteni a dokumentum vázlatát, és tematikus részekre osztani. Ettől a jelentés logikusabb és áttekinthetőbb lesz.
4. A jelentés szövegének megírása – a dokumentum tartalma mutassa be a tényeket, magyarázza el az összefüggéseket, ismertesse az adatokat, és vezessen konkrét következtetésekhez. A jelentésekben gyakran használnak táblázatokat, diagramokat és grafikonokat.
5. A formázás elvégzése – a jelentés grafikai elrendezése legyen áttekinthető, és könnyítse meg a tartalom befogadását. Érdemes címsorokat és fejezeteket, felsorolásokat vagy számozott listákat, valamint a legfontosabb információk kiemelését alkalmazni. Leggyakrabban 11–12 pontos talpatlan vagy talpas betűtípus és 1,15–1,5-es sorköz használatos.
6. A következtetések és ajánlások kidolgozása – a jelentés záró részének tartalmaznia kell a legfontosabb megállapítások összegzését. Ha a dokumentum jellege indokolja, intézkedési ajánlások, változtatási javaslatok vagy kockázatértékelés is hozzáadható.
7. A jelentés ellenőrzése – a dokumentum átadása előtt ellenőrizni kell az adatok helyességét, a következtetések és az elemzés összhangját, a szöveg koherenciáját, a források teljességét, valamint a nyelvi és technikai helyességet.

Milyen legyen a jelentés felépítése?

Sok minden függ a jelentés típusától, a legáltalánosabban alkalmazható felépítés azonban a következő:

1. Címlap – a jelentést azonosító alapvető információkat tartalmazza, például a címet, a szerzőt, a címzettet (ha szükséges), a dokumentum elkészítésének dátumát és helyét.
2. Összefoglaló – a legfontosabb információk, eredmények és következtetések rövid bemutatása.
3. Tartalomjegyzék – a fejezetek és alfejezetek oldalszámokkal ellátott, rendszerezett felsorolása.
4. Bevezetés – a jelentés témájának felvezetése, a háttér, az elemzés hatókörének és az alapvető módszertani feltevéseknek a bemutatása.
5. Törzsszöveg – a jelentés fő része, amely a probléma leírását, az adatok elemzését, a kutatás vagy az események menetét, valamint azok következményeit és értelmezését tartalmazza.
6. Következtetések – az elvégzett elemzésből közvetlenül következő összegzés.
7. Ajánlások – javasolt intézkedések, megoldások vagy további lépések.
8. Irodalomjegyzék – a jelentés elkészítéséhez felhasznált összes forrás listája.
9. Mellékletek – a jelentést kiegészítő anyagok, például részletes kutatási eredmények, műszaki dokumentáció vagy egyéb forrásanyagok, amelyek túl terjedelmesek ahhoz, hogy a dokumentum fő részébe kerüljenek.

A jelentések típusai

Többféle jelentést különböztethetünk meg, a felosztás pedig a rendeltetésükhöz, jellemzőikhez vagy változótípusukhoz kapcsolódik. A jelentéseket ezért a következők szerint csoportosíthatjuk:

A jelentés terjedelme:

• rövid (vezetői) – legfeljebb 10 oldal (tömör és áttekinthető információk),
• hosszú (részletes) – 10 oldalnál több (a probléma mélyreható elemzése, nagyobb adatmennyiség).

A jelentés tartalma:

• tájékoztató – tényeket és adatokat mutat be,
• elemző – az adatok értelmezését és a következtetéseket tartalmazza,
• tudományos – kutatáson és tudományos módszertanon alapul,
• műszaki – műszaki vagy technológiai témákkal foglalkozik,
• pénzügyi – pénzügyi és gazdasági adatokat foglal magában,
• időszakos – rendszeresen, például hetente vagy negyedévente készül.

A jelentés célja: a jelentés lehet például ellenőrzési, marketing-, értékesítési, baleseti, kutatási vagy auditjelentés.

Jelentésminta

Az alábbiakban egy egyszerűsített, rövidített jelentésmintát mutatunk be.