Hogyan írjunk kérelmet? A legfontosabb szabályok

Mi az a kérelem?

A kérelem célja valamilyen konkrét eredmény elérése lehet, például egy juttatás, engedély, szabadság vagy pénzügyi támogatás megszerzése.

Az ilyen dokumentum fontos szerepet tölt be a hivatalos kommunikációban, és számos helyzetben alkalmazható: az iskolai vagy állásjelentkezéstől kezdve a támogatási kérelmeken át egészen a szerződéses feltételek módosításáig. A megfelelően elkészített kérelem gyakran az első lépést jelenti fontos személyes vagy szakmai tervek megvalósításához.

A hivatalos kérelem kötelező elemei

A megfelelően felépített kérelemnek több elemet kell tartalmaznia. Ezek a következők:

• hely és dátum – az oldal jobb felső sarkában;
• a feladó, vagyis a kérelmező adatai – az oldal bal felső sarkában; ide tartozik a kérelmező neve, lakcíme, telefonszáma és e-mail-címe;
• a címzett adatai – a feladó adatai alatt; ezek között szerepel az intézmény teljes neve vagy a címzett beosztása, neve és az illetékes szerv székhelyének címe;
• a cím Kérelem … iránt – az oldal középső részén;
• a kérelem érdemi szövege – a cím alatt; általában megszólítással kezdődik, például Tisztelt Uram/Hölgyem!, majd a konkrét kérés és annak indoklása következik;
• a kézzel írt aláírás – a kérelem szövege alatt, a jobb oldalon.

Egyes kérelmekhez mellékleteket is csatolni kell. Ilyenkor ezeket a dokumentumban fel kell sorolni. A mellékletek teljes jegyzékét általában a kérelem szövege alatt, a bal oldalon helyezik el.

Hogyan írjunk kérelmet?

A kérelem megírása összetett folyamat. Íme a legfontosabb szempontok, amelyekre figyelni kell.

A szöveg felépítése

A kérelem szövege általában két-három mondatból áll. Többnyire udvarias megszólítással kezdődik, például: Tisztelt Uram/Hölgyem!

Ezt követi a konkrét kérés megfogalmazása. Ehhez különböző fordulatokat használhatunk, például: Ezúton szeretném kérni…, Kérem, hogy… Ezután indokolni kell a kérelmet. Erre alkalmasak az olyan mondatkezdések, mint a Kérésemet azzal indokolom, hogy… vagy a Kérésem indoka… A kérelem szövege rendszerint a Tisztelettel: elköszönéssel és a kérelmező kézzel írt aláírásával zárul.

Professzionális hangnem

A kérelem megfogalmazásakor ügyelni kell a szöveg stílusára. Törekedjen arra, hogy az egész dokumentum professzionális hangvételű legyen. Ehhez használjon hivatalos nyelvezetet. Kerülje az érzelmes megfogalmazásokat, a szlenget és a köznyelvi fordulatokat. A szöveg legyen semleges, tárgyilagos és udvarias. A legjobb, ha a tényekre és a kérelmet alátámasztó érvekre összpontosít.

A kérelem megfogalmazásakor érdemes egyszerű mondatokat használni, mert így a szöveg könnyebben érthető lesz a címzett számára. A szakkifejezések használata megengedett, de ne alkalmazzon belőlük túl sokat a dokumentumban.

A szöveg formázása

A hivatalos kérelmek elkészítésekor a tartalom mellett a dokumentum megfelelő formázása is nagy jelentőséggel bír. Általában jól olvasható betűtípust, például Times New Romant vagy Arialt, 11-es vagy 12-es betűméretben ajánlott használni.

Állítson be egyszeres sorközt, és hagyjon egy üres sort a bekezdések között. Ettől a szöveg rendezettebbnek és átláthatóbbnak tűnik.

Ellenőrzés

Mielőtt kinyomtatja a kérelmet, olvassa át alaposan. Ellenőrizze, hogy a dokumentum minden szükséges elemet tartalmaz-e, például a kérelmező és a címzett adatait, a kézzel írt aláírást vagy a mellékletek jegyzékét. Pótolja az esetleges hiányosságokat.

Arra is figyeljen, hogy a levél szövege ne legyen túl hosszú vagy zavaros. Szükség esetén végezze el a szükséges módosításokat. Mindenképpen javítsa ki a stilisztikai, helyesírási és központozási hibákat is.

Hogyan írjunk kérelmet? Példa egy kérelemre

Az alábbiakban egy éves szabadság iránti kérelem mintaszövegét közöljük.