Udvarias megszólítások e-mailben – hogyan használjuk őket helyesen?

Udvarias formulák e-mailben – mi az a nyelvi etikett?

Más szóval: a megfelelő kezdő- és záróformulák használata azt jelzi a címzett számára, hogy jól neveltek vagyunk, és tudjuk, hogyan kell hivatalos környezetben kommunikálni.

Azok az idők már régen elmúltak, amikor az üzleti levelezés elsősorban postai úton zajlott. Ma az e-mailes kommunikáció dominál. A legtöbben a mindennapi munkánk során több tucat üzenetet írunk, amelyeket munkatársainknak, üzleti partnereinknek vagy feletteseinknek küldünk.

A levelezési rutin ellenére azonban sokan továbbra is számos hibát vétenek, többnyire azért, mert nem ismerik a megfelelő szabályokat. Ez pedig könnyen rossz benyomást kelthet a címzettben.

A hivatalos e-mail helyes felépítése

Minden üzenetnek három fő részből kell állnia:

• bevezetésből (megszólításból);
• az üzenet érdemi részéből (például kérdésből, reklamációból vagy tájékoztatásból);
• elköszönésből.

Ebben a cikkben nem az üzenet középső, vagyis érdemi részére összpontosítunk. Itt csupán arra hívjuk fel a figyelmet, hogy a címzett személyétől függetlenül mindig tartsuk be a nyelvi etikett szabályait – udvariasan fogalmazzunk, ne sértegessünk, és ne próbáljunk erővel kikényszeríteni egy döntést vagy intézkedést.

Mielőtt megvizsgálnánk az e-mail elején és végén használható udvarias formulákat, először határozzuk meg, ki a címzett. Ebben a következő kérdések segíthetnek:

• Ismerem ezt a személyt? (Nem feltétlenül személyesen – vagyis leveleztünk már korábban?);
• Milyen beosztásban vagy szerepben van a címzett? (egyetemi oktató, a felettesed, munkatárs vagy hivatalos ügyintéző?);
• Ismerem a címzett nevét és megszólítását? (Használhatok-e személyre szabott megszólítást, vagy semleges formulára van szükség?);
• Milyen kapcsolatban állunk egymással? (egyenrangúak vagyunk, vagy formálisabb viszonyban állunk?).

Ha ismered a választ a fenti kérdésekre, könnyebben kiválaszthatod a megfelelő kezdő- és záróformulát. Fontos, hogy ezek illeszkedjenek egymáshoz: a megszólítás és az elköszönés hasonló formalitási szinten legyen.

Udvarias kezdőformulák

Minden üzenetet megfelelően kell elkezdeni. Csak egy már megkezdett levelezés folytatásakor elfogadható, hogy rögtön a tárgyra térjünk. Ha először írunk valakinek, a bevezető megszólítást nem hagyjuk el.

Milyen udvarias formulák szerepelhetnek az e-mail elején?

• Tisztelt Hölgyem/Uram! – ha nem ismerjük a címzett nevét, illetve nem tudjuk biztosan, ki fogja elolvasni az üzenetet;
• Tisztelt Cím! – általános, semleges megoldás lehet intézményeknek vagy szervezeteknek küldött levélben;
• Tisztelt Kovács Anna! vagy Tisztelt Kovács Úr! – ha ismerjük a címzett nevét; a névhez illeszkedő megszólítást válasszuk;
• Tisztelt Igazgató Asszony! vagy Tisztelt Elnök Úr! – ha a címzett beosztása és rangja ismert;
• Kedves Anna! vagy Kedves Péter! – ha ismerjük a címzettet, és a kapcsolatunk megengedi a kevésbé formális hangnemet;
• Kedves Kollégák! vagy Kedves Csapat! – munkatársaknak és csapatoknak küldött, közvetlenebb hangvételű üzenetekben;
• Jó napot kívánok! – semlegesebb, udvarias formula, amelyet kevésbé formális helyzetekben vagy már megkezdett levelezésben használhatunk.

Hiba-e, ha hivatalos e-mailt „Szia” vagy „Kedves…” megszólítással kezdünk?

A magyar e-mailekben gyakran felmerül, hogy használható-e a „Szia” vagy a „Kedves…” formula hivatalos üzenetben. A túl közvetlen megszólítás hivatalos vagy első kapcsolatfelvételkor tiszteletlennek, illetve túlzottan bizalmaskodónak tűnhet.

A „Szia” és a „Szia, [keresztnév]!” elsősorban informális, már kialakult kapcsolatban illik. A „Kedves…” megszólítás félhivatalos helyzetekben megfelelő lehet, de például egy álláspályázatnál, hivatalos megkeresésnél vagy magasabb beosztású személynek küldött első üzenetben jobb a „Tisztelt…” formula. Ha bizonytalan vagy, válassz inkább formálisabb megszólítást.

A kezdőformulák írása

A megszólítás után általában felkiáltójelet teszünk, majd új sorban kezdjük az üzenet érdemi részét nagy kezdőbetűvel. Közvetlenebb e-mailekben a „Kedves Anna,” vagy a „Jó napot kívánok,” forma vesszővel is megjelenhet; ilyenkor a következő sor kisbetűvel kezdődik. A legfontosabb, hogy a választott írásjelet és stílust következetesen alkalmazzuk.

Udvarias elköszönő formulák

A bevezetés és az üzenet érdemi része elkészült, így elérkeztünk a levél lezárásához. Milyen elköszönések elfogadhatók egy hivatalos e-mailben?

• Tisztelettel;
• Üdvözlettel;
• Szívélyes üdvözlettel – hivatalos, de kissé személyesebb hangvételű formula.

Hiba-e az „Üdv” vagy az „Üdvözlettel” használata?

Nem minden közvetlenebb elköszönés helytelen. Az „Üdv” vagy az „Üdvözlettel” megfelelő lehet félhivatalos, illetve kollégák közötti levelezésben. Különösen jól illik olyan e-mailekhez, amelyek „Jó napot kívánok!” vagy „Kedves…” megszólítással kezdődnek. Kifejezetten hivatalos, első kapcsolatfelvételt jelentő üzenetben azonban célszerűbb a „Tisztelettel” vagy az „Üdvözlettel” formulát választani.

Az elköszönő formulák írása

Az elköszönés után általában nem teszünk vesszőt vagy pontot. A következő sorban szerepeljen a teljes név, még akkor is, ha a címzett az e-mail-címből vagy a levelezőrendszerből tudja, kitől érkezett az üzenet.

Példa hivatalos e-mailre

Az alábbiakban egy, a cikkben bemutatott szabályoknak megfelelő hivatalos e-mail mintáját olvashatod:

Tisztelt Cím!

Ezúton szeretném megköszönni, hogy időt szántak a megkeresésemre. Az alábbiakban röviden összefoglalom a legfontosabb információkat. Kérem, tekintsék át az anyagot, és amennyiben kérdésük merül fel, készséggel állok rendelkezésükre.

Tisztelettel

Nagy Anna