Hogyan írjunk kérelmet? A legfontosabb szabályok
A kérelmek megírása hasznos készség, amely számos hivatalos, szakmai és magánügyintézést megkönnyíthet. Ennek ellenére sokan bizonytalanok abban, hogyan kezdjenek hozzá, és miként fogalmazzák meg helyesen ezt a dokumentumot. Ha Ön is azon gondolkodik, hogyan írjon kérelmet, ebben az útmutatóban megtalálja a legfontosabb tanácsokat.
Mi az a kérelem?
A kérelem olyan hivatalos levél, amelyben egy meghatározott ügyben kérést vagy javaslatot fogalmazunk meg, és amelyet egy konkrét intézményhez, hivatalhoz, vállalathoz vagy magánszemélyhez intézünk.
A kérelem célja valamilyen konkrét eredmény elérése lehet, például egy juttatás, engedély, szabadság vagy pénzügyi támogatás megszerzése.
Az ilyen dokumentum fontos szerepet tölt be a hivatalos kommunikációban, és számos helyzetben alkalmazható: az iskolai vagy állásjelentkezéstől kezdve a támogatási kérelmeken át egészen a szerződéses feltételek módosításáig. A megfelelően elkészített kérelem gyakran az első lépést jelenti fontos személyes vagy szakmai tervek megvalósításához.
A hivatalos kérelem kötelező elemei
A megfelelően felépített kérelemnek több elemet kell tartalmaznia. Ezek a következők:
- hely és dátum – az oldal jobb felső sarkában;
- a feladó, vagyis a kérelmező adatai – az oldal bal felső sarkában; ide tartozik a kérelmező neve, lakcíme, telefonszáma és e-mail-címe;
- a címzett adatai – a feladó adatai alatt; ezek között szerepel az intézmény teljes neve vagy a címzett beosztása, neve és az illetékes szerv székhelyének címe;
- a cím Kérelem … iránt – az oldal középső részén;
- a kérelem érdemi szövege – a cím alatt; általában megszólítással kezdődik, például Tisztelt Uram/Hölgyem!, majd a konkrét kérés és annak indoklása következik;
- a kézzel írt aláírás – a kérelem szövege alatt, a jobb oldalon.
Egyes kérelmekhez mellékleteket is csatolni kell. Ilyenkor ezeket a dokumentumban fel kell sorolni. A mellékletek teljes jegyzékét általában a kérelem szövege alatt, a bal oldalon helyezik el.
Hogyan írjunk kérelmet?
A kérelem megírása összetett folyamat. Íme a legfontosabb szempontok, amelyekre figyelni kell.
A szöveg felépítése
A kérelem szövege általában két-három mondatból áll. Többnyire udvarias megszólítással kezdődik, például: Tisztelt Uram/Hölgyem!
Ezt követi a konkrét kérés megfogalmazása. Ehhez különböző fordulatokat használhatunk, például: Ezúton szeretném kérni…, Kérem, hogy… Ezután indokolni kell a kérelmet. Erre alkalmasak az olyan mondatkezdések, mint a Kérésemet azzal indokolom, hogy… vagy a Kérésem indoka… A kérelem szövege rendszerint a Tisztelettel: elköszönéssel és a kérelmező kézzel írt aláírásával zárul.
Professzionális hangnem
A kérelem megfogalmazásakor ügyelni kell a szöveg stílusára. Törekedjen arra, hogy az egész dokumentum professzionális hangvételű legyen. Ehhez használjon hivatalos nyelvezetet. Kerülje az érzelmes megfogalmazásokat, a szlenget és a köznyelvi fordulatokat. A szöveg legyen semleges, tárgyilagos és udvarias. A legjobb, ha a tényekre és a kérelmet alátámasztó érvekre összpontosít.
A kérelem megfogalmazásakor érdemes egyszerű mondatokat használni, mert így a szöveg könnyebben érthető lesz a címzett számára. A szakkifejezések használata megengedett, de ne alkalmazzon belőlük túl sokat a dokumentumban.
A szöveg formázása
A hivatalos kérelmek elkészítésekor a tartalom mellett a dokumentum megfelelő formázása is nagy jelentőséggel bír. Általában jól olvasható betűtípust, például Times New Romant vagy Arialt, 11-es vagy 12-es betűméretben ajánlott használni.
Állítson be egyszeres sorközt, és hagyjon egy üres sort a bekezdések között. Ettől a szöveg rendezettebbnek és átláthatóbbnak tűnik.
Ellenőrzés
Mielőtt kinyomtatja a kérelmet, olvassa át alaposan. Ellenőrizze, hogy a dokumentum minden szükséges elemet tartalmaz-e, például a kérelmező és a címzett adatait, a kézzel írt aláírást vagy a mellékletek jegyzékét. Pótolja az esetleges hiányosságokat.
Arra is figyeljen, hogy a levél szövege ne legyen túl hosszú vagy zavaros. Szükség esetén végezze el a szükséges módosításokat. Mindenképpen javítsa ki a stilisztikai, helyesírási és központozási hibákat is.
Hogyan írjunk kérelmet? Példa egy kérelemre
Az alábbiakban egy éves szabadság iránti kérelem mintaszövegét közöljük.
Nagy Anna
Projektmenedzser
Kossuth Lajos utca 12.
1111 Budapest
Tel.: +36 30 123 4567
E-mail: [email protected]
Humánpolitikai Osztály
Duna Projekt Kft.
Andrássy út 22.
1061 Budapest
Kérelem éves szabadság iránt
Ezúton szeretném kérni, hogy engedélyezzék számomra az éves szabadság igénybevételét 2026. június 15-től 2026. június 29-ig bezárólag, azaz 10 munkanap időtartamra. A szabadság a 2026. évre járó szabadságkeretem terhére kerülne elszámolásra.
Kérésemet azzal indokolom, hogy a kiemelt projektek intenzív megvalósítását követően pihenésre van szükségem, továbbá erre az időszakra családi utazást tervezünk. A kérelmet kellő időben nyújtom be, hogy távollétem alatt a részleg munkájának megfelelő megszervezése biztosított legyen.
Tisztelettel:
[Aláírás]
Összegzés
- A kérelem olyan hivatalos dokumentum, amelyet egy meghatározott hivatalhoz, intézményhez, vállalathoz vagy magánszemélyhez intézünk. Célja egy konkrét kérés vagy javaslat előterjesztése.
- A kérelemnek kötelezően tartalmaznia kell a helyet és a dátumot, a feladó és a címzett adatait, a címet, az érdemi szöveget, a kézzel írt aláírást, valamint a mellékletek jegyzékét.
- A kérelem szövege legyen tömör és pontos. Érdemes hivatalos, érzelmi töltettől mentes nyelvezetet használni.
Vélemény, hozzászólás?